En el complejo y volátil mundo en que vivimos, es vital para la sobrevivencia de las empresas incorporar en sus procesos la agilidad y la flexibilidad necesaria para adaptar sus productos y servicios a las cambiantes demandas de los clientes; además de la habilidad de poder anticiparse a la dinámica de los competidores. Esto nos invita a repensar la manera como estamos trabajando y cuestionarnos si la misma nos acerca a lograr nuestros objetivos.
Podemos hacerlos más rápido.
Hoy día es obligado antes de iniciar un proyecto, una tarea, o una actividad, preguntarnos si eso en lo que pensamos invertir tiempo y recursos es valorado por los clientes y si nos conduce a brindarles una mayor satisfacción. Si la respuesta es afirmativa, la pregunta que sigue es ¿podemos hacerlo aún más rápido? Como ven, el concepto es muy sencillo, pero llevarlo a la práctica tomará tiempo, empeño y mucha disciplina.
SCRUM opera en base a ciclos cortos de tiempo llamados SPRINT. Entendemos por SPRINT, un espacio de tiempo cuya duración debe ser constante. Esto les permite a los equipos encontrar su ritmo de trabajo y descubrir su capacidad de producción. En él, se identifican las tareas que deben ser desarrolladas y posteriormente el equipo selecciona las que serán completadas en cada SPRINT. Uno de los conceptos claves y fundamentales sobre los cuales se basa SCRUM es que los equipos son los que deciden cómo trabajar. Es cierto que la dirección de la compañía fija las metas, pero es el equipo el que decide como las alcanza.
Es crucial en un SPRINT que la estimación de tiempo sea realizada por el equipo que lo va a ejecutar y no por un experto de escritorio. Lo que hemos aprendido usando esta metodología es que las personas responsables de ejecutar una tarea saben cuanto tiempo y esfuerzo requieren para lograrlo. Cada equipo es único y poseen su propio ritmo, imponerles un ritmo distinto es una receta para el desastre.
El subyacente de este planteamiento es la “mejora continua”. Al finalizar cada SPRINT, el equipo se reúne para conversar “como lo hicieron” y “que pueden hacer mejor”. El equipo participa en su totalidad porque deben estar informados sobre los avances de cada uno de los integrantes y su interrelación con el desempeño individual de cada miembro.
Recomendamos que los equipos SCRUM se constituyan entre 5 y 7 personas. La razón es muy sencilla, la base del éxito de estos equipos es la comunicación diaria sobre lo que deben hacer, los retos que enfrentan y el progreso que han alcanzado. Más de siete integrantes distorsionaría este canal de comunicación haciendo a los equipos menos eficientes.
Recomendamos que los equipos SCRUM se constituyan entre 5 y 7 personas.
Otro factor clave con esta propuesta de trabajo es el liderazgo del equipo, que en esta iniciativa lo ejerce una persona denominada SCRUM MÁSTER, quien tiene la responsabilidad de facilitar las reuniones, garantizar la transparencia en las comunicaciones del equipo, lograr que el equipo se acople, y que tengan la autonomía necesaria para trabajar; y a lo interno de la compañía viene siendo un embajador que se encarga de despejar del camino del equipo la burocracia organizacional para que nada los detenga.
El SCRUM MÁSTER, coordina diariamente una sesión de trabajo la cual debe ser llevada a cabo a la misma hora y lugar, cuya función es dar a conocer por cada uno de los miembros del equipo su estatus. Son sesiones de trabajo cortas, entre 15 y 20 minutos máximo que busca que cada persona incluyendo el SCRUM MÁSTER, respondan tres preguntas:
¿Qué hiciste ayer para colaborar con el equipo?
¿Qué harás hoy para colaborar con el equipo?
¿Existe algo que obstruye tu desempeño?
Esta sesión permite a todos los miembros del equipo conocer dónde está cada integrante y que está haciendo para contribuir con el éxito del equipo. Tengamos presente que los equipos de trabajo deben reclamar la grandeza desde adentro, tienen que desear ser un equipo de alto desempeño, y eso no se decreta, se construye.
Una herramienta indispensable para el control de tiempo en SCRUM es el tablero SPRINT. Consiste en construir un tablero de tres columnas donde colocar con etiquetas las tareas pendientes a ser ejecutadas. La columna de la izquierda servirá para colocar el semillero de ideas que deben ser desarrolladas. En la columna del medio publicaremos las tareas que se serán desarrolladas en el SPRINT acordado; se debe tener cuidado de incorporar es esta columna las actividades que serán completadas en el SPRINT acordado. Y por último, la columna de la derecha servirá para publicar las actividades completadas. Se sugiere el uso de notas adhesivas (Post It) para publicar las tareas y así poder moverlas de columnas según cambien sus estatus.
Cuanto antes entregues a tus clientes algo que puedan usar, más rápido podrás descubrir si eso es lo que necesitan, o los ajustes que debemos realizar. En cada SPRINT el equipo buscará completar una tarea. Y eso que llamamos terminado implica un producto que el cliente pueda usar. Por eso es tan importante la adopción de SPRINT, para que cuanto antes el equipo pueda estar entregando resultados concretos que los clientes puedan usar, y retroalimentarse para comenzar un nuevo SPRINT.
El secreto de SCRUM “enfócate en el corto plazo en entregar valor al cliente lo más rápido posible, así podrás obtener retroalimentación y sabrás si vas por buen camino…”
Cada SPRINT tiene sus propias prioridades, quien prioriza todo… no prioriza nada. No intentes hacer todas las tareas de la lista de pendientes; concéntrate en completar lo más valioso para el cliente. El secreto de SCRUM “enfócate en el corto plazo en entregar valor al cliente lo más rápido posible, así podrás obtener retroalimentación y sabrás si vas por buen camino…”
SCRUM permite mejorar la productividad ya que se concentra en medir resultados y no la cantidad de horas trabajadas. SCRUM entrena la mente de las personas para eliminar el desperdicio. La clave es ir afinando el plan a lo largo del proyecto, no dejarlo terminado desde el principio. Invierte el tiempo necesario para planificar y cumplir el próximo incremento de valor en el SPRINT designado y ten una visión de altura del reto del proyecto.
Una adecuada gestión de tiempo basada en SCRUM se enfoca en planificar detalladamente las actividades de cada semana para lograr los objetivos del mes; tener una visión cercana de lo que queremos alcanzar en el trimestre; y una visión general de los objetivos del año.
SCRUM es un catalizador del cambio cultural y puede asustar a algunos de los miembros del equipo ejecutivo y gerencial. Cambiar la vieja cultura es lo que va a permitir emerger la excelencia en gestión y la incorporación de la agilidad y flexibilidad requeridas para competir en la dinámica comercial que impone esta primera parte del siglo XXI.
