Tener claro hacia donde vamos es importante porque marca el norte, pero contar con un proceso claro y eficiente de cómo vamos a lograrlo es la pieza clave de la productividad. Con esta idea como telón de fondo les comparto una guía metodológica, un sistema de trabajo que engloba cuatro procesos que integran una solución diseñada para el hacer, un sistema que permite aumentar la probabilidad de éxito en la consecución de nuestras metas, objetivos e intenciones.
Lo primero es comprender que tan importante como tener metas y objetivos definidos es contar con un sistema de trabajo que te permita ser eficaz en la consecución de las mismas. Los objetivos marcan hacia dónde debemos dirigir nuestros esfuerzos, pero la metodología de trabajo es la que nos acerca a conquistarlos. Enamórate del proceso, dedica tiempo a perfeccionarlo y los resultados llegaran solos.
David Allen en su libro, “Organízate con Eficacia” nos describe un método de trabajo que es fácil de adoptar, y muy prometedor para ayudarnos a ser más productivos.
El Método propuesto consta de 4 pasos:
1. Capturar
2. Depurar
3. Documentar
4. Ejecutar
Veamos en detalle cada parte del proceso:
Capturar.
El cerebro humano es una excelente máquina para generar ideas, constantemente estamos siendo bombardeados por la mente con ideas y pensamientos de lo que debemos estar haciendo o diciendo. El cerebro es una excelente máquina para crear, pero muy mala para recordar, por ello este primer proceso consiste en desarrollar el hábito de capturar todas las ideas que la mente produce.
El subyacente de este proceso es liberar la mente de la responsabilidad de recordar, al desarrollar el hábito de capturar todas las ideas que nos llegan de la mente, la liberamos del stress asociado a la acción de recordar, además de brindarle el espacio para que siga creando, estableciendo así un ciclo virtuoso de creatividad y producción de ideas.
Vacía tu mente, ten siempre a mano una libreta o una aplicación digital para tomar nota de las ideas que se te vayan ocurriendo a lo largo del día. No dejes que se te escape ninguna idea. Despeja tu mente de preocupaciones y ten a mano un espacio donde anotar las ideas cuando estas aparecen. Libera tu mente de la obligación de recordar para que pueda seguir produciendo más.
Escoge el método que mejor se adapte a tus gustos, bien porque prefieras usar una libreta y mantenerte analógico, o bien porque te guste más usar las aplicaciones del teléfono. Donde lo hagas es algo que responde más a gustos y preferencias, el verdadero reto es hacerlo, el verdadero reto es crear el hábito de capturar todo lo que nos llega a la mente, y como nuevo hábito va a demandar esfuerzo al principio, pero bien vale invertir energía en ello.
Depurar.
Semanalmente asigna una hora en tu calendario para revisar tu libreta de notas o las aplicaciones digitales y revisa todas las ideas que has capturado. El objetivo de este proceso es evaluar las ideas capturadas y decidir que harás con ella. Si la idea te acerca a tu propósito o metas del año la conservas, en caso contrario la desechas. El resultado que obtengas es la materia prima para el próximo paso del proceso. Es indispensable que tengas claro tus objetivos, propósitos e intenciones para que te sirvan de contraste y baremo a la hora de depurar las ideas capturadas cada semana.
La depuración de las ideas capturadas es crucial para avanzar, ya que la base para seleccionar con que ideas quedarte y cuales desechar parte del contraste con los objetivos e intenciones que previamente has fijado para el año. Así que debes haber completado con anterioridad tu definición de objetivos e intenciones para el año, si no lo has hecho aquí te dejo algunas sugerencias.
Antes de iniciar tu planificación de un nuevo año, recorre mentalmente tus aciertos y aprendizajes del año anterior. No inicies la planificación de un nuevo año sin antes darte la oportunidad de navegar y descubrir las lecciones aprendidas en el año que recién culmina. Cuando ya tengas claro que cosas vas a repetir porque te dan resultado y que cosas no porque de alejan de tus metas estarás listo para pasar a la siguiente etapa, visualizar el nuevo año.
Debes elegir las áreas claves en las que vas a trabajar. Hacer esto te da la información necesaria para priorizar el uso de tu tiempo, recuerda el tiempo es vida, el tiempo que se va no se puede recuperar por ello es vital que en todo momento estes consciente en que estas invirtiendo tu tiempo, esto es lo que separa a los triunfadores del resto. Elije un máximo de tres áreas en las que quieras trabajar, como ejemplo te dejo una selección de áreas en las que puedes trabajar.
profesional | espiritual |
familiar | social |
cuerpo físico | emocional |
personal | deportivo |
Por último, visualiza el año que tienes por delante, imagínate en diciembre del 2025 viendo todo lo que hiciste en este año, describe los principales hitos que alcanzaste. Ahora ya estas listo para pasar al siguiente nivel.
Documentar.
En esta parte del proceso es donde todo cobra vida. Cuando has completado la depuración y te quedaron solo las ideas que su ejecución te van a ayudar a lograr tus metas, entonces es momento de incluirlas en tu proceso de planificación y control de gestión. En mi caso uso una combinación de herramientas analógicas y digitales para esta parte del proceso.
Mi herramienta analógica por excelencia es mi Bullet Journal. Con esta metodología planifico mis intenciones y objetivos del año y llevo un tracking mensual de los avances en materia de cumplimiento de metas. La pieza central de mi proceso de planificación y control de gestión es mi Bullet Journal por eso se convierte en mi baremo a la hora de depurar semanalmente las ideas capturadas.
Mis herramientas digitales. Uso la suite de productividad de Apple. Recientemente con el lanzamiento del IOS 18 Apple reforzó la potencia de su ecosistema de productividad al mejorar la interacción entre las aplicaciones de notas, el app de recordatorios y el app de calendario. Una vez completado el proceso de depuración, uso las apps de recordatorio y de calendario para registrar las tareas y actividades que debo hacer en las próximas semanas. Así despejo mi mente de la actividad de recordar lo que debo hacer, al mirar mi agenda y mi app de recordatorio tengo un panorama integral de lo que tengo pendiente de ejecutar.
Ejecutar.
Este es el último proceso de la metodología, una vez que las ideas fueron capturadas, depuradas, y registradas lo que resta es ejecutarlas. Completar cada acción es lo que nos saca del lugar donde estamos y nos mueve a un espacio más cerca de alcanzar nuestras metas, o de lograr nuestras intenciones del año.
Una vez que has seleccionado en que áreas vas a trabajar, y tienes una visión de lo que quieres lograr con cada una, la tarea se focaliza en segmentar tus metas en trimestres. Esto te permite separar los objetivos en tareas y actividades más pequeñas y específicas, facilitando su ejecución y control.
Divide cada trimestre en un período de 12 semanas de trabajo y una semana de revisión de resultados y ajustes. Como ves cada sprint cuenta con un total de 13 semanas que repetido 4 veces completa las 52 semanas de cada año. Invertir tiempo de análisis profundo en la semana 13 de cada trimestre te proporciona la información necesaria para definir claramente los objetivos del próximo trimestres y para hacer los ajustes a las metas e intenciones del año. De esta forma le imprimes la elasticidad necesaria para amortiguar los efectos de los imponderables del camino.
Completada la planificación trimestral debes bajarla a semana, con esto tienes una mirada en el corto plazo de lo que debes lograr cada semana para alcanzar los objetivo del trimestre. Usa el time block como metodología de trabajo ya que ésta te permite reservar en tu calendario bloques de tiempo para trabajar en cada área seleccionada. Otra ventaja que tiene usar el calendario y el time block es que permite visualizar el tiempo dedicado al desarrollo de cada área y mantener así un equilibrio en tu vida.
El último paso es revisar mensualmente y con especial acento en la semana 13 de cada trimestre los valores reales de cada KPI seleccionado vs. los valores esperados del mismo fijados al momento de realizar la planificación del trimestre. Esto te arroja una brecha que es la información por excelencia para saber qué aspectos debes corregir para volver a navegar sobre el derrotero planificado.
Desde VICA & TMC deseamos que la adopción de esta propuesta les ayude en el desarrollo de un método de trabajo que les acerque a conquistar su objetivos e intenciones.
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